La administración de datos es un reto que enfrentan las empresas, pues es mucha la información y poca la gestión que se hace con ella. Gracias a las nuevas tecnologías, la data generalmente se guarda en medios electrónicos, lo que representa cierto riesgo ya que puede caer en manos perversas con fines delictivos.
Errores que debe evitar…
- No clasificar. En primer lugar se debe revisar y evaluar la información que se obtiene. De esta forma es necesario clasificarla en niveles de importancia y confidencialidad, para así determinar quién tiene acceso a ella y quien no.
- Todos tienen acceso. Con una clasificación pertinente de toda la data, es posible determinar quién tiene acceso y quién no. De esta forma el control que se tiene sobre la información es mucho más estricto, reduciendo el riesgo de errores o pérdidas.
La documentación puede variar entre facturas, precios, información de proveedores y clientes, informes mensuales, contratos etc.
- Olvidar las copias de seguridad. El aumento de la era digital y el uso de dispositivos electrónicos ha permitido una gran conexión, pero también grandes peligros ya que recuperar información de un disco duro suele ser un poco costoso. Por eso, y para evitar inconvenientes lo más recomendable es crear una copia de seguridad de la información más valiosa para la organización.
Es importante que estas backup se hagan de forma regular.
- Permitir el uso de aplicaciones no corporativas o dispositivos externos. Este tipo de situaciones son muy recurrentes en las organizaciones actuales, ya que el uso por ejemplo, del correo electrónico personal u otras redes sociales es necesario; pero debe tener en cuenta que esto le puede traer problemas serios de pérdidas o engaños como los delitos informáticos, pues existen ciberdelincuentes que están siempre esperando cualquier oportunidad para robar información y hacer daño.
La nube y el uso de dispositivos USB también representan un riesgo, hay que tener cuidado con los aparatos que se conectan a los computadores de la organización, ya que aparte de robar información, pueden ser portadores de virus maliciosos.
- No usar la política de confidencialidad. Este paso es quizás uno de los más importantes, pero uno de los menos utilizados. Las empresas deben hacer que sus empleados acepten y firmen este acuerdo para garantizar el uso de la data con total tranquilidad y responsabilidad.
La información es uno de los activos más importantes para cualquier organización, por eso se deben emplear todas las herramientas y técnicas necesarias para protegerla.
Ventajas del manejo y gestión eficiente de la información:
- Consolidar procesos y estandarizarlos.
- Optimizar los recursos de su empresa.
- Encontrar eficiencias en la cantidad de personas que manejan la información.
- Generar beneficio operativo y económico.
- Reducir eventos fallidos.
Siete24 se ha planteado como parte de su visión, “salir de la caja”, dejar de lado las costumbres de una compañía tradicional de seguridad física, anticipándose a las necesidades de sus clientes, y presentando siempre una propuesta innovadora, diferencial.
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