Seguramente usted ya ha oído sobre la ola de la transformación digital y seguramente en su empresa han iniciado algunos procesos de transformación que pueden ir desde integrarse al mundo por la pagina de internet, vender en línea, tener redes sociales empresariales, llevar procesos manuales a sistemas digitales o en casos más sofisticados, implementar bots para mejorar el servicio al cliente, automatización de procesos completos o creación de algoritmos para tomar mejores decisiones en diferentes áreas.
Los ejemplos de la incorporación de este proceso abundan hoy en día. Un gran ejemplo de estos es Bancolombia, en donde se han implementado sistemas de bots de servicio al cliente, robots de maximización de inversión, plataformas de monedero virtual como Nequi y automatización de flujos de procesos para ser mas agiles y ligeros en su operación. Otras industrias han acogido esta transformación a un ritmo diferente, y en algunos casos, solo han logrado avances en algunas áreas de la compañía.
El área de seguridad no puede quedarse atrás de esta tendencia que esta para quedarse. De ser así, seguirá relegada al interior de la organización a ser un área de apoyo sin mucha trascendencia ni valor para la empresa. Sin embargo, en un área de servicios intangibles, convertir el trabajo de interacción humana en información digital puede ser costoso y complejo de realizar si no se tiene claro el objetivo que se quiere lograr al final de la implementación. Adicional a esto, es importante tener en cuenta que este es un proceso largo, pues lograr resultados requiere de tiempo y persistencia para recopilar suficiente información, analizarla y corregir el rumbo del proyecto, de la implementación o del uso de la misma tecnología.
Para una implementación adecuada, recomendamos 7 pasos para no caer en errores costosos.
- Defina bien los objetivos.
Es importante definir para que se quiere tener una seguridad en el mundo digital. Para definir esto es necesario poder responder que se espera del sistema:
- ¿Información en tiempo real?
- ¿Qué tipo de información quiero recoger?
- ¿Qué procesos quiero medir?
- ¿Qué tipo de información es útil para mi operación?
- ¿Puedo generar procesos basados en actividades?
- ¿Con la información recopilada puedo beneficiar a otras áreas de la organización?
- ¿Qué información me pide la gerencia de forma constante que requiere tiempo de organizar?
- ¿Con la información recopilada puedo tomar mejores decisiones?
- Defina la tecnología que mejor se adapta a sus objetivos
Como no todos los objetivos son iguales, las tecnologías tampoco se adaptan a las mismas necesidades.
Hardware: Es importante definir cuáles son los momentos de recolección de la información para determinar si se necesitan equipos moviles o fijos y con qué capacidades técnicas (fotos, procesador, sistema operativo, tipo de teclado, con lector de códigos de barras, NFC, GPS, acelerómetros, WiFi, GSM/4G, etc). Tenga en cuenta que normalmente los equipos moviles que carga el personal de seguridad requieren de mantenimiento y usualmente la vida útil de estos equipos suele ser no mayor a 18 meses.
Software de Recolección de datos: Por otro lado, debe determinar que plataforma o sistema va a recibir toda la información enviada. El software debe tener dos componentes, uno en el sistema de recolección de datos y el otro, el sistema de centralización de información. El software seleccionado debe poder medir y actuar sobre las necesidades planteadas y debe poder recolectar datos o generar actividades que requieran medir y controlar. Por ejemplo: si quiere poder controlar rondas usando GPS, el hardware debe poder recolectar posición, transmitirla y verla en un mapa a nivel central. También debe poder generar alertas, geo cercas de inclusión y exclusión o simplemente grabar lugar y hora de interacción.
Entre mas complejas las tareas, mas sofisticados deben ser los equipos que utilizar y más capacidades y flexibilidad debe ofrecer el software.
Lea También: Como pasar de Capex a Opex
- Haga cuentas.
Una vez definidos los equipos y software a implementar, debe cuantificar los costos de implementación y los beneficios generados de dicha implementación. El resultado en el tiempo debe ser positivo para su empresa.
Es importante tener en cuenta que entre más áreas puedan ser positivamente impactadas con esta implementación, más rápido será el retorno de la inversión.
Un resultado positivo muy seguramente pasara de forma rápida por la gerencia con una aprobación. Un resultado que requiera muchas explicaciones y cálculos implica que el proyecto no esta bien concebido o que no genera los beneficios necesarios para la inversión.
- Implemente el sistema
Usualmente esto suena más fácil de lo que es, pues requiere parametrizar las funciones del software y entrenar al personal para que lo utilice de forma adecuada y en los momentos correctos.
Si la parametrización queda mal hecha, los formularios y tareas mal configuradas, y entonces la información recolectada no será de gran utilidad. Los procesos se podrán volver muy largos y al final terminara afectando de forma negativa la implementación y uso del sistema. En este aspecto recomendamos empezar de forma pequeña y gradual, es decir, iniciar con procesos sencillos y cortos, con el animo de que todo el personal involucrado se adapte rápidamente a su uso.
De igual forma es necesario recordar de forma permanente a los empleados la obligatoriedad del uso y a la vez recibir retroalimentación de ellos para entender que está difícil, que hace que el proceso sea lento o porque en algunos casos no es aplicable. Esto ayudara a ajustar más rápidamente el sistema a los objetivos planteados.
Dentro de la implementación asegúrese de saber quién recibe información, cuando se recibe y bajo que condiciones. Si el sistema empieza a enviar mensajes de forma permanente, sin un uso aparente, los receptores de los datos ignoraran el contenido de esta rápidamente, perdiendo impacto en la implementación.
- Mida los resultados
El objetivo de todo el ejercicio es tener información consolidada en tiempo real y de forma coherente. Por lo tanto, esta información debe estar en un repositorio que le entregara datos que deberían ser útiles para la organización y que a la vez deben generar respuestas a las preguntas hechas desde el principio de la concepción del problema.
Si sus datos no están generando respuestas, el sistema esta mal configurado y mal implementado y debe revisar sus formularios y proceso de implementación. Si su sistema le esta generando respuestas, y a la vez nuevas preguntas, su sistema va por buen camino.
Corrija los puntos débiles, abra nuevos cursos de utilización y de acción para ampliar la información que recopila. Pronto se dará cuenta que el sistema se vuelve útil para diversas áreas de la organización.
- Cree dashboards y use la información para tomar decisiones
Una vez tenga claridad sobre la forma en que están llegando los datos, y como se están consolidando, diseñe dashboards para mantener a su equipo y organización informados de los eventos que están ocurriendo y el desempeño de cada área relacionada con el sistema en el tiempo.
Los dashboards con la acumulación de información le pueden ayudar a tomar decisiones de manera acelerada para que la organización no pierda tiempo en análisis y reuniones. Para que esto sea posible, es necesario poder tener suficientes datos, poder generar correlaciones entre unos eventos y otros y hacer diversas pruebas para definir que tipo de graficos representan de manera clara lo que ese está tratando de lograr.
Con suficientes datos podrá empezar a tomar decisiones acerca de su área, podrá mejorar sus costos, tiempos de reacción y posiblemente automatizar algunas decisiones para impactar aun mas a fondo el PyG de su área.
- Automatice procesos con la información recolectada
El paso final en la utilización de los sistemas de recolección de información con en el personal de campo es automatizar procesos. Aunque cada situación y organización es diferente, es necesario determinar que eventos, pueden generar una decisión automática, así sea una decisión con múltiples alternativas y procesos entrelazados.
Esto puede ir desde prender y apagar luces, programar turnos de trabajo adicionales, cambiar presión de válvulas, aumentar caudales o simplemente hacer pedidos de productos de soporte para tener mayor control de personal o inventarios.
Claramente los beneficios de la transformación digital son múltiples para el área de seguridad, y para no quedar en la era de papel, es necesario iniciar esta evolución tecnológica y poder así lograr mejores procesos y una medición constante de los avances y logros de las diferentes áreas.
Algunas compañías de seguridad ya han avanzado enormemente en estos procesos de transformación y operan en diversos campos generando múltiples beneficios para sus clientes.
